Sa oled siin

Eraelulise teabe hoidmine välisministeeriumis

Ministeeriumi tegevus on avalik ja mõnel juhul võivad Teie isikuandmed (edaspidi andmed) – eelkõige Teie nimi ja pöördumise fakt (teatud juhtudel ka selle sisu) – saada teatavaks kolmandatele isikutele või võidakse need avalikustada meie dokumendiregistris.

Siin leheküljel leiate ülevaate, millised andmed saavad teatavaks välisministeeriumile ja kolmandatele isikutele, kui:

  1. esitate küsimuse, selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude,
  2. pöördute meie poole konsulaarteenuse või -abi saamiseks,
  3. registreerite ministeeriumi võrgulehel oma välisriigis viibimise,
  4. kandideerite meile praktikale või tööle,
  5. külastate ministeeriumi võrgulehte või osalete küsitlustes,
  6. külastate ministeeriumi hoonet.

Samuti saate teada, millistel eesmärkidel neid andmeid kasutatakse, kui kaua neid säilitatakse ning millised on Teie õigused andmete töötlemisel.

Need põhimõtted ei kehti juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete töötlemisel, samuti ei puuduta need andmete töötlemist võrgulehtedel, millele meie lehel viidatakse (välislingid).

Lisaks allpool kirjeldatud juhtudele võib Teie andmeid andmesubjekti nõusolekuta edastada üksnes asutusele või isikule, kellel on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

1) Küsimuse, selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamine

Dokumendiregistris avaldatakse avaliku teabe seaduse kohaselt kirjavahetuse andmed, sealhulgas saatja või saaja andmed ning dokumendi pealkiri. Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita Teie ees- ja perekonnanime, vaid üksnes eesnimi ja perekonnanime esitäht. Dokumendi pealkirjaks märgime kokkuvõtva märksõna või tundliku sisuga kirja puhul „Selgitustaotlus“ või „Märgukiri“.

Kirjavahetusel eraisikuga kehtib üldine juurdepääsupiirang: kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab selleks teabenõude, siis hindame, kas Teie pöördumise (ja ka vastuse) osaline või täielik väljastamine kahjustab oluliselt Teie eraelu puutumatust või sisaldab Teie pöördumine ja vastus sellele muud juurdepääsupiiranguga teavet. Juurdepääsupiirangu alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35. Teie isiklikke kontaktandmeid – näiteks e-posti aadress, telefoninumber või elukoha aadress – ei väljastata (v.a juhul, kui esindate juriidilist isikut või asutust).

Teie pöördumises sisalduvaid andmeid kasutatakse Teile vastamiseks. Kui sellega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile rohkem Teie andmeid kui vastuse koostamiseks vaja.

Teiega peetud kirjavahetust kasutame ka meie asutuse töö kvaliteedi hindamiseks ja statistika koostamiseks. Selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse ilma nimedeta.

Kui olete saatnud meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse Teie pöördumine neile. Teid teavitatakse sellest.

Kirjavahetuse andmeid säilitame viis aastat.

2) Konsulaarteenuste või -abi saamiseks pöördumine

Kui sellega seoses tuleb meil pöörduda teiste isikute või asutuste poole või edastada neile Teie dokumendid, võivad Teie andmed saada teatavaks ka kolmandatele isikutele. Me ei avalda neile Teie andmeid rohkem kui on teenuse tagamiseks või abi korraldamiseks vaja.

Esitatud andmetele kehtib üldine juurdepääsupiirang. Juurdepääsupiirangu alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Mõnedel juhtudel, näiteks konsulaarabi korraldamisel, võivad Teie andmed – eelkõige nimi ja sündmuse fakt – saada ka avalikuks. Me ei kinnita ega avalda ise neid andmeid ilma Teie nõusolekuta või kui selle saamine ei ole võimalik, siis ilma Teie lähedaste nõusolekuta.

Andmeid kasutatakse Teiega või vajadusel Teie lähedastega ühenduse võtmiseks ning operatiivse info vahendamiseks. Esitatud andmeid kasutame ka meie asutuse töö kvaliteedi hindamiseks ja statistika koostamiseks. Selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse ilma nimedeta.

Toimingutega seotud andmeid säilitame elektroonselt „Konsulaarametniku ametitoimingute registris“ isiku failis. Isiku surma korral andmed arhiveeritakse, seejärel säilitatakse 5 aastat ning siis hävitatakse. Paberkandjal Teie poolt esitatud dokumente säilitame vastavalt määratud tähtajale.

Täpsem kirjeldus konsulaarteenuste kohta on meie kodulehel /?q=taxonomy/term/39

3) Lühiajalise välisriigis viibimise registreerimine

Registreerimise eesmärgiks on anda Teie enda poolt vabatahtlikult teavet enda või oma reisikaaslaste viibimise asukohast ja kestusest välisriigis turistina või töölähetuses.

Registreerimisel Teie poolt või Teie kohta esitatud teavet kasutatakse juhul, kui piirkonnas on tekkinud kriisiolukord või on Teiega juhtunud midagi, mis muudab vajalikuks konsulaarabi korraldamise. Kui sellega seoses tuleb meil pöörduda teiste isikute või asutuste poole, võivad Teie andmed saada teatavaks ka kolmandatele isikutele. Me ei avalda neile Teie andmeid rohkem kui on abi korraldamiseks vaja.

Esitatud andmetele kehtib üldine juurdepääsupiirang. Juurdepääsupiirangu alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Mõnedel juhtudel võivad Teie andmed – eelkõige nimi ja sündmuse fakt – saada ka avalikuks. Me ei kinnita ega avalda ise neid andmeid ilma Teie nõusolekuta või kui selle saamine ei ole võimalik, siis ilma Teie lähedaste nõusolekuta.

Andmeid kasutatakse Teiega või vajadusel Teie lähedastega ühenduse võtmiseks ning operatiivse info vahendamiseks. Esitatud andmeid kasutame ka meie asutuse töö kvaliteedi hindamiseks ja statistika koostamiseks. Selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse ilma nimedeta.

Registreerimisel esitatud andmeid säilitame elektroonselt „Konsulaarametniku ametitoimingute registris“ isiku failis. Isiku surma korral andmed arhiveeritakse, seejärel säilitatakse 5 aastat ning siis hävitatakse.

Täpsem kirjeldus välisriigis viibimise registreerimise kohta on meie kodulehel //et/eesti-kodaniku-luhiajalise-valisriigis-viibimise-registreerimine

4) Praktikale või tööle kandideerimine

Kandideerimisel lähtume Teie poolt kandideerimisdokumentides avaldatud teabest ning avalikest allikatest. Eeldame, et Teie poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda.

Kandideerimisel esitatud andmetele kehtib juurdepääsupiirang – me ei väljasta Teie isiklikke kontaktandmeid ega avalda teiste kandidaatide andmeid. Juurdepääsupiirangu alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Kandideerimisel esitatud dokumente ja neis sisalduvaid andmeid kasutame Teile sobivaima praktikakoha välja selgitamiseks või konkursil olevale ametikohale vastavuse hindamisel. Konkurssidega seotud teavet võime kasutada ka meie asutuse töö kvaliteedi hindamiseks ja statistika koostamiseks. Selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse ilma nimedeta.

Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame viis aastat.

5) Ministeeriumi võrgulehe külastamine või küsitlustes osalemine

Kui Te üksnes külastate võrgulehte, piirduvad Teie kohta kogutavad ja säilitatavad andmed

  • Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga),
  • Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga,
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

Me ei seo IP-aadresse isikut tuvastava teabega ning avaldame neid üksnes isikustamata kujul.
Kogume ja säilitame andmeid selle kohta, millist võrgulehe osa külastate ja kui kaua seal peatute.

Neid andmeid kasutame külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal võrgulehte arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks. Andmeid säilitatakse seitse päeva.

Kui Te osalete küsitlustes, võime mõnel juhul küsida Teie nime ja kontaktandmeid, mida kasutatakse küsitluses näidatud juhtumitel Teiega ühenduse võtmiseks (näiteks Eesti-teemalises viktoriinis võidu kättesaamise korraldamiseks). Esitatud andmeid avaldame üksnes isikustamata kujul. Andmeid säilitatakse kuus kuud.

6) Välisministeeriumi hoone külastamine

Hoonesse sisenevaid külalisi võtab esimesena vastu külalispääslas töötav teenistuja või valvemeeskonna liige, kellel on õigus paluda Teilt isikut tõendavat dokumenti. Kõik külalised registreeritakse (Teie nimi, isikukood ja külastuse aeg) ja lubatakse hoonesse vaid ministeeriumi töötaja saatel. Välisministeeriumi hoone ja selle ümbrus on ööpäevaringse videovalve all. Isikute liikumine hoones ja välisministeeriumi territooriumil (parklad, hoonega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel.

Videosalvestuse käigus saadud isikuandmeid kasutatakse üksnes asutusesiseselt välisministeeriumi, selle töötajate ja külaliste turvalisuse tagamiseks. Eeltoodud isikuandmeid säilitatakse kolm kuud.

Millised on teie õigused seoses andmetega?

Teil on õigus tutvuda enda kohta käivate andmetega. Võimaluse korral väljastame andmed Teie soovitud moel viie tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest. Andmeid väljastades peame olema veendunud Teie isikusamasuses. Seetõttu peate taotluse omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama. Andmete väljastamise eest paberil võime alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest (kui seadusega ei ole ette nähtud riigilõivu teabe väljastamise eest).

Teil on õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist ja kui selleks ei ole enam seaduslikku alust, andmete töötlemise lõpetamist. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

Kui Te leiate, et andmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi, on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.
 

Viimati uuendatud: 3. Juuli 2012

Räägi kaasa
riigivalitsemises

Sul on võimalus esitada oma ettepanek või rääkida kaasa otsuste kujunemisel.

Eelnõude infosüsteem

Sul on võimalik jälgida, millised eelnõud on praegu töös ning soovi korral saad ka oma kommentaari esitada või osaleda avalikel konsultatsioonidel.

Osalusveeb

 

Osalusveebis osale.ee saad esitada valitsusele ideid ja ettepanekuid ning koguda allkirju oma idee toetuseks. Iga esitatud idee saab ka valitsuse poolse vastuse.