Avaliku dokumendi legaliseerimine

Üldinfo

Avaliku dokumendi legaliseerimine on avalik teenus, mille aluseks on konsulaarseaduse  § 43 ja välisministri 17. juuni 2009. a määrus nr 15 "Avaliku dokumendi legaliseerimise kord ja taotluse vorm“

Ühes riigis välja antud avaliku dokumendi kasutamiseks teises riigis on vaja rahvusvaheliselt tunnustatud tõestust dokumendi ehtsuse  kohta. Selleks tuleb dokument legaliseerida või kinnitada tunnistusega (apostille’ga), kui välislepinguga ei ole ette nähtud  teisiti.

Avalik dokument tuleb legaliseerida juhul, kui seda soovitakse kasutada riigis, mis ei ole ühinenud Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ja samuti riigis, millega Eesti ei ole sõlminud õigusabilepingut.

Konventsiooniga ühinenud riikide loetelu on kättesaadav Interneti-aadressilt: http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41.

Eesti on sõlminud õigusabilepingud Leedu, Läti (RT II, 1993, 6, 5), Poola (RT II 1999, 4, 22), Ukraina (RT II 1995, 13/14, 63) ja Venemaa Föderatsiooniga (RT II 1993, 16, 27). Õigusabilepingu kohaselt tunnustatakse Eestis avalikku dokumenti, mis on koostatud või tõestatud ühes eespool loetletud riigis, ilma täiendava tõestamiseta. Eestis väljaantud või tõestatud dokumenti tunnustatakse nimetatud riikides ilma täiendava tõestamiseta ehk neis riikides kasutatavat dokumenti ei ole vaja täiendavalt legaliseerida ega tunnistusega (apostille'ga) kinnitada.

Eesti avalik dokument, mida soovitakse kasutada riigis, mis ei ole ühinenud Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ja samuti riigis, millega Eesti ei ole sõlminud õigusabilepingut, tuleb legaliseerida Eesti Vabariigi Välisministeeriumi konsulaarosakonnas või välisesinduses ning seejärel selle välisriigi välisesinduses või välisministeeriumis, kus dokumenti soovitakse kasutada.

Välisriigi avalik dokument, mida soovitakse kasutada Eestis, tuleb legaliseerida selle välisriigi välisministeeriumis või välisesinduses, kus dokument on välja antud ning seejärel Eesti Vabariigi välisesinduses või välisministeeriumi konsulaarosakonnas.

Legaliseeritakse ainult originaaldokumenti, selle notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakirja, väljavõtet või väljatrükki, millel on sellele dokumendile allakirjutanud ametiisiku originaalallkiri, ees- ja perekonnanimi, ametikoht ning dokumendi väljaandnud asutuse originaalpitser.

Vajaduse korral (kui välisriik nõuab) tuleb lisada legaliseeritud dokumendile notariaalselt kinnitatud tõlge. Dokumendi tõlkimiseks võõrkeelde võib pöörduda kas vandetõlgi poole või kontakteeruda tõlkebürooga, kus pakutakse tõlketeenust koos notariaalse kinnitamisega. Välisministeerium tõlketeenust ei osuta.

Välisesindustes väljastatud dokumendid

17. juunil 2011 jõustus Eesti suhtes „Diplomaatiliste esindajate ja konsulaarametnike väljastatud dokumentide legaliseerimise nõude tühistamise Euroopa konventsioon“ (London 1968). https://www.riigiteataja.ee/akt/224032011001

Konventsiooni järgi on osalisriikide välisesinduste väljastatud dokumendid vabastatud legaliseerimisnõudest. Seega on Eestis esitatavad ilma lisaformaalsusteta dokumendid, mis on väljastatud järgmiste riikide kõigi välisesinduste poolt: Austria, Küpros, Tšehhi, Prantsusmaa, Saksamaa, Kreeka, Iirimaa, Itaalia, Liechtenstein, Luxembourg, Moldova, Holland, Norra, Poola, Portugal, Hispaania, Rootsi, Šveits, Türgi, Suurbritannia.

Londoni 1968. aasta konventsiooniga mitteühinenud riikide Eestis asuvate esinduste dokumendid ei vaja legaliseerimist. Need riigid on: Ameerika Ühendriigid, Belgia, Bulgaaria, Kanada, Leedu, Läti, Soome, Taani, Ungari, Ukraina, Venemaa, Valgevene.

Välisministeerium legaliseerib nende Londoni konventsiooniga mitteühinenud riikide välisesinduste dokumente, kes on Eestisse akrediteeritud, st kelle konsulaarpiirkond on Eesti, kuid mis ei asu Eesti territooriumil. Need riigid on Albaania, Alžeeria, Angola, Andorra, Argentina, Albaania, Aserbaidžaan, Austraalia, Bangladesh, Benin, Boliivia, Bosnia, Brasiilia, Burkina Faso, Colombia, Costa-Rica, Ecuador, Egiptus, Filipiinid, Ghana, Guatemala, Guinea, Honduras, Horvaatia, Island, Jordaania, Kambodža, Kasahstan, Katar, Korea Vabariik, Kuuba, Kuveit, Liibanon, Lõuna-Aafrika, Makedoonia, Malaisia, Mali, Malta, Maroko, Mauritaania, Mehhiko, Monaco, Mongoolia, Montenegro, Namiibia, Nepaal, Nicaragua, Nigeeria, Pakistan, Paraguay, Peruu, Rumeenia, Rwanda, Sambia, San Marino, Salvador, Serbia, Slovakkia, Sloveenia, Sri Lanka, Süüria, Tai, Tansaania, Tšiili, Tuneesia, Uruguay, Uus-Meremaa, Venetsueela, Vietnam.

Londoni konventsiooniga mitteühinenud riikide välisesinduste dokumente, mis on väljastatud kolmandates riikides, on Eestis esitamiseks kõlbmatud ja neid ei üldjuhul legaliseerita.

Mõisted

Legaliseerimine on formaalsus, millega pädev ametiasutus kinnitab avaliku dokumendi allkirja ja dokumendil oleva pitseri või templi ehtsust või allakirjutanud isiku pädevust.

Legaliseerimine kui formaalsus ei tähenda muud, kui dokumendil oleva allkirja ja vajaduse korral pitseri või templi ehtsuse kinnitamist. Legaliseerimine ei kinnita dokumendi sisu ega õiguspärasust ning ei määra ette ära dokumendi kasutatavust Eesti õigusruumis.

Dokumendi legaliseerimine toimub dokumendi allkirjastanud isiku allkirja ja allkirjanäidise, samuti pitseri ja pitserinäidise või templi ja templinäidise võrdlemise teel.

Avalik dokument on: 

• haldusdokument (diplom, tunnistus, tõend, õiend, teatis vms);
• kohtu või kohtuga seotud ametiasutuse väljastatud dokument (kohtuotsuse ärakiri, väljavõte registrist, kohtutäituri dokument vms);
• notari või vandetõlgi dokument.

Taotluse esitamine

Dokumendi legaliseerimise taotleja esitab  välisministeeriumi konsulaarosakonnale kirjaliku taotluse koos legaliseeritava dokumendiga:

1. isiklikult (konsulaarosakonna B-korpuse vastuvõturuum, Lauteri 2, Tallinn) teisipäeval ja reedel kell 10.00-12.00. Palume end vastuvõtule eelnevalt registreerida telefonil 637 7440 või interneti teel.
2. posti teel aadressil: Välisministeerium, Konsulaarosakond, Islandi väljak 1, 15049 Tallinn.

Taotlusvormid:

1.      eraisikule

2.      juriidilisele isikule/firmale

Dokumendi legaliseerimise eest tuleb tasuda riigilõiv. Riigilõivu saab tasuda pangaülekandega või Välisministeeriumis kohapeal pangakaardiga. Riigilõivu summa iga dokumendi kohta on 20 eurot.

Riigilõivu pangaülekandega tasumise rekvisiidid:

Saaja: Rahandusministeerium
Arvelduskonto number:
Swedbank: 221023778606
IBAN EE 932200221023778606
SWIFT kood HABAEE2X
SEB Pank: 10220034796011
IBAN EE 221010220027690221
SWIFT kood EEUHEE2X
Viitenumber: 2900073643

Kui välisriigi maksekorraldusel viitenumbri täitmise võimalus puudub, tuleb märkida viitenumber selgituse lahtrisse.
Selgitus, mille eest tasutakse: dokumendi legaliseerimine

Dokumendi väljastamine

Dokument legaliseeritakse viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise või allkirjanäidise saabumise päevast arvates.

Taotluse menetlusse võtmise eelduseks on riigilõivu laekumine Rahandusministeeriumi arvele.

Dokument väljastatakse Välisministeeriumi konsulaarosakonna vastuvõturuumis teisipäeviti ja reedeti kell 15.00-16.00.

Posti teel esitatud dokument tagastatakse taotlejale tähitud postiga taotluses märgitud aadressil. 

Dokumendi legaliseerimisest keeldumine

Avalikku dokumenti ei legaliseerita kui:

1. välisriigis antud originaaldokument ei ole legaliseeritud rahvusvahelise tavaõiguse kohaselt;
2. avaliku dokumendi sisu ei vasta tõele;
3. avalik dokument on välislepingu kohaselt kehtiv ilma mingi muu tõestuseta;
4. asjaolud viitavad avaliku dokumendi esialgse sisu ebapädevale muutmisele;
5. avalik dokument on rikutud;
6. tähtajaline avalik dokument on kehtetu;
7. on alust arvata, et avaliku dokumendi kinnitanud isikul puudus pädevus avaliku dokumendi kinnitamiseks;
8. avalik dokument on legaliseeritud kasutamiseks teises riigis;
9. avaliku dokumendi on legaliseerinud teine Eesti konsulaarametnik.

Päringutele vastamine

Päringud tehtud toimingute kohta palume esitada kirjalikult aadressil Islandi väljak 1, 15049 Tallinn, faksi teel numbril 637 7454 või e-posti aadressil legaliseerimine@mfa.ee. 

Ettepanekud ja arvamused

Välisministeerium on huvitatud oma teenuste kvaliteedi tõstmisest. Arvamused ja ettepanekud teenuse kohta palume esitada kirjalikult aadressil: Islandi väljak 1, 15049 Tallinn või e-posti aadressil: konsul@mfa.ee 

Teavet legaliseerimisekohta saab järgmiselt:

1. Pöördudes Välisministeeriumi konsulaarosakonda (B-korpuse vastuvõturuum, Lauteri 2, Tallinn) teisipäeval ja reedel  kell 10.00-12.00, kaasa palume võtta isikut tõendav dokument.
2. Kirjalikult (postiaadress: Islandi väljak 1, 15049 Tallinn; faks: 637 7454).
3. Helistades konsulaarosakonda telefonil 637 7440 või 637 7478 (viimasel numbril vastatakse T ja R kell 10-12).